¿Event Planner o Wedding Planner?

✔ Organizar un evento es de esas cosas que en un primer momento pueden parecer muy divertidas, pero que cuando uno se pone a ello se da cuenta de todo el trabajo que conlleva, tiempo de inversión y conocimiento que se precisa.

Un reto: Planificar todo de manera minuciosa y perfecta. Sabemos que surgen mil y una tareas, problemas y si realmente se quiere que un evento sea todo un éxito y no morir en el intento, lo mejor es contar con un Event Planner como ya hacen la mayoría de las personas que tienen que organizar un evento. 

De un coordinador de fiestas experto en decoración, a una persona especializada de las relaciones públicas, pasando por el marketing, la comunicación, producción y planificación. El término “Event Planner” es un anglicismo que podemos traducir como Organizador de eventos, siendo la persona que se entrega en cuerpo y alma para que los eventos no solo alcancen los objetivos planteados, sino que logren el mayor éxito posible. Este trabajo abarca desde actividades con muchísimo ruido mediático hasta otras de tipo más personal, siempre asegurándose que cualquier pequeño detalle o Plan B está cubierto, solventando cualquier problema que pudiera surgir y dando todas las respuestas o dudas que se pudieran producir con el evento. Por norma general cuenta con un equipo especializado en cada materia para delegar las acciones más específicas, siendo el organizador de eventos el que toma un papel más estratégico.

Un planificador de eventos o Event Planner es mucho más que un organizador de fiestas. Tiene un rol muy similar al de Project Manager en el que se encarga de ejecutar y organizar los detalles de cualquier formato de reunión, incluyendo seminarios, conferencias, ferias comerciales, eventos de teambuilding, entre otros.

Su objetivo principal es crear espacios que aborden un propósito y transmitan un mensaje según la necesidad de cada cliente, así como garantizar que este se desarrolle sin problemas.

Las tareas de un gestor de eventos varían según la industria específica, sin embargo, existen algunas responsabilidades comunes: Reunirse con los clientes para entender el propósito de la reunión o proyecto, planificar los detalles del evento, incluyendo hora, localización y cantidad de asistentes, es el encargado de definir un presupuesto según las necesidades del cliente, realizar cotizaciones de espacios, empresas de catering y todos los proveedores necesarios para garantizar el éxito del evento, visitar los lugares donde se llevará a cabo el evento con el fin de asegurar que sea el espacio adecuado y prever posibles complicaciones, supervisión de todas las actividades que se ejecutarán durante la reunión para mantener al cliente satisfecho, revisar la facturación y aprobar todos los pagos correspondientes.

Un Wedding Planner es como un Event Planner, pero especializado en organizar bodas. Las bodas son un motor de la economía y mucha gente vive de ello y en la sociedad actual donde nos falta tiempo un Wedding Planner se encarga de organizar y controlar una boda para que todo salga al gusto de los contrayentes.

Tanto un Event Planner y un Wedding Planner necesitan mucho don de gentes y ser muy organizados para que el proyecto de un evento o en concreto de una boda no falle. Suelen ser profesionales liberales que trabajan por su cuenta y necesitan gestionar una buena agenda de contactos. No hay una formación específica, aunque sin duda debe formarse en gestión de proyectos y comunicación social.

 Debemos tener en cuenta que un Event Planner organiza desde:

EVENTOS SOCIALES

• BBC (Bodas, bautizos y comuniones)
• Cumpleaños, aniversarios, celebraciones y fiestas familiares
• Funerales

EVENTOS CORPORATIVOS

• Presentación o lanzamiento de un producto Cena de empresa o de gala
• Aniversarios o inauguraciones Ferias, conferencias y congresos Viajes de negocios
• Fiestas promocionales

EVENTOS CULTURALES

• Conciertos y festivales, Congresos, ferias y exposiciones
• Torneos, campeonatos, competiciones y encuentros deportivos Desfiles
• Concursos, certámenes y entregas de premios Festividades
• Fiestas benéficas

EVENTOS POLÍTICOS Y OFICIALES

• Debates
• Recepciones diplomáticas Presentación y cierre de campaña
• Reconocimientos, homenajes y actos conmemorativos Conferencias de prensa
• Actos institucionales

GADE BUSINESS SCHOOL te forma en estas dos disciplinas mediante las formaciones del Curso de Gestión de Eventos y Wedding Planner y mediante el curso específico Wedding Planner para los que sus eventos por excelencia son las bodas.

Estimado lector, ¡gracias por su tiempo!