✔ En muchas ocasiones hay dificultad dentro de la empresa para administrar el Plan de Comunicación y sus contenidos a través de sus diversos canales, asignar tareas o comunicarse con el equipo. La comunicación interna nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido. No olvidemos que las empresas son lo que son sus equipos humanos, por ello, motivar es mejorar resultados.
Es un error llegar a pensar que la comunicación interna sea solo para las grandes empresas y es en estos momentos uno de los grandes retos empresariales: poder llegar a establecer en todas las empresas políticas de comunicación interna que contribuyan a implantar cambios y a lograr los objetivos corporativos y estratégicos que la empresa tiene asignados.
Muchas empresas ignoran que para ser competitivas y enfrentarse con éxito al cambio al que nos empuja inexorablemente el mercado, han de saber motivar a su equipo humano, retener a los mejores, inculcarles una verdadera cultura corporativa para que se sientan identificados y sean fieles a la organización. Aquí es donde la comunicación interna se convierte en una herramienta estratégica clave para dar respuesta a esas necesidades y potenciar el sentimiento de pertenencia de los empleados a la compañía para conseguir retener el talento. La comunicación interna tiene otra parte importante, afianzar los valores, la misión, la filosofía y la cultura corporativa a la vez que establece vínculos de seguridad en el trabajador.
Transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la empresa, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los empleados, la dirección y los diferentes departamentos de la empresa son algunos de los objetivos que persigue la comunicación interna.
TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
Comunicación ascendente: Desde abajo hacia arriba en el organigrama de la empresa.
Comunicación descendente: Desde arriba hacia abajo en el organigrama de la empresa.
Comunicación uni-direccional: Los trabajadores son meros sujetos pasivos.
Comunicación bi-direccional: Esta es la comunicación más efectiva donde hay diálogo y feedback entre el trabajador y la dirección sin confundir informar con comunicar. Para que haya comunicación debe de existir una respuesta del receptor.
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Los documentos de comunicación interna son los usados para comunicarse dentro de la organización. Entre ellos encontramos:
Aviso: Es un documento breve que se redacta con el objeto de informar a un gran número de destinatarios.
Memorándum o la nota de régimen interno: Son documentos escritos que utiliza la empresa para trasmitir órdenes, exponer temas, hacer recomendaciones, etc.
Informe: Es un documento que se elabora a petición de alguien y que contiene una exposición detallada y ordenada de unos hechos o actividades.
Convocatoria: La convocatoria es un documento escrito con el que se cita a una o varias personas para participar en un acto, por ejemplo, reuniones, juntas de acciones, asambleas, etc. Acta: Es un escrito en el que se hace un resumen de lo acontecido en una reunión u de las posibles votaciones y acuerdos que se hayan tomado.
Los beneficios de una comunicación interna efectiva son múltiples: desempeñando un rol protagonista en la estrategia de las organizaciones e impactando directamente sobre la gestión diaria y en los resultados finales de la institución. Reduce considerablemente la conflictividad y mejora el clima laboral siendo decisiva para optimizar los procesos internos, ya que satisface las necesidades propias de la empresa y contribuye a alcanzar los objetivos finales de la misma ayudando a la empresa a difundir su política y su propia identidad, encauzando el flujo de información. Así mismo las personas se sienten más involucradas en las actuaciones del día a día y de esta manera aumentamos la motivación personal, la satisfacción de los empleados y su grado de compromiso e implicación con la empresa.
La comunicación interna efectiva ayuda a la organización a lograr sus metas globales, ya que transmite con velocidad y claridad tanto la política empresarial como los cambios acontecidos en la misma. Mejora la comunicación entre los departamentos, empleados, etc., tan habitual en las organizaciones modernas marcadas por la descentralización territorial y de funciones.
Tiene un carácter dinámico, por lo que se va adaptando a medida que lo hace la organización, es flexible y maximiza el aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el entorno.
En muchas ocasiones, la empresa opta por la mejora de la comunicación interna mediante la elaboración de una auditoria que detecte donde pueden estar los problemas e intentar mejorarlos: cuáles son los canales de comunicación y su eficacia real, adecuar las herramientas de comunicación interna a la estrategia del negocio, calidad y volumen de la información, satisfacción de los empleados y calidad del clima laboral, percepción interna que se tiene de la organización y la opinión sobre los temas fundamentales. Esto nos dará radiografía de como se está comunicando y como se debe comunicar, nos permitirá detectar aquello que está funcionando y lo que no lo está haciendo, reducir costes en procedimientos más eficientes, movilizar a directivos, mandos y demás personal (emisores y receptores) a mejorar sus mensajes para que sean más efectivos.
Estimado lector, ¡gracias por su tiempo!
